Código Único de Ética y Control Interno

TITULO I. DISPOSICIONES GENERALES.

Artículo 1°. Introducción. La Fundación Pluralismo & Desarrollo y su equipo de trabajo integran la voluntad de contribuir positivamente en el tejido social de los territorios, creando oportunidades de desarrollo comunitario, facilitando el entendimiento mutuo para la incidencia y promoviendo la implementación de buenas prácticas basadas en el compromiso cívico; de un modo, que se entienda la ética como el hacer lo correcto de manera correcta, caracteriza su trabajo e inspire la continuidad de este.

Artículo 2°. Alcance. Esté Código aplica para todos los fundadores, directivos, administradores, miembros, embajadores, voluntarios y demás colaboradores de la Fundación sin excepciones, toda vez que, es responsabilidad de toda persona vinculada con la Fundación, tener una conducta ética, transparente y digna de representar los valores de está en cualquier modo, tiempo y lugar.

Artículo 3°. Objetivos. Son objetivos de este Código:

Guiar el ejercicio del buen comportamiento y la toma apropiada de decisiones de cada integrante en relación con el objeto social de la Fundación.
Establecer principios, procedimientos y demás indicaciones relativas al mantenimiento de altos estándares de conducta ética.
Fijar lineamientos de prevención, de detección y de sanción de conductas delictuosas, antiéticas y contrarias a los intereses de la Fundación.

Artículo 4°. Principios. Son principios de actuación y de este Código:

Compromiso. La reputación, el trabajo y el recorrido de la Fundación se determina por los actos y las omisiones de todo el equipo, por lo que, es un compromiso el buen juicio de conformidad las buenas costumbres, el orden legal vigente y el presente reglamento.

Cero Tolerancia. La integridad, la transparencia y la imagen de la Fundación no estará en juego, toda irregularidad debe ser investigada sin dilación injustificada. Es deber de todo integrante dar a conocer toda situación antiética al equipo competente de la Fundación y a las autoridades cuando hubiere lugar por medio de este.

Profesionalismo. Cada relación con ocasión del objeto social de la Fundación debe reflejar profesionalismo, transparencia y vocación de servicio.

Buena Fe. En cada actuación, cada miembro y cada proyecto se presume la buena fe de conformidad con el objeto social de la Fundación hasta no se demuestre lo contrario.

Debido proceso. Cada actuación prevista en este Código estará sujeta al derecho de defensa, contradicción y demás garantías previstas en el ordenamiento jurídico colombiano.

Prevalencia del interés de la Fundación. El ejercicio de toda función, o dependencia, al interior de la organización es en interés de la persona jurídica Fundación Pluralismo & Desarrollo, motivo por el cual cuando exista cualquier otro interés particular en cabeza de cualquier miembro, colaborador o de un tercero, que fuere contrario al interés de la Fundación, deberá siempre anteponerse el interés de esta. Se entiende que el interés superior de la Fundación aglutina los intereses de cada miembro de la comunidad de colaboradores.

Artículo 5°. Compromisos de la Fundación. Son compromisos de la Fundación, por medio de su Dirección Ejecutiva y sus altos funcionarios, los siguientes:

Cumplir con las leyes en materia anticorrupción que les sean aplicables, incluidas aquellas destinadas a la prevención, detección y sanción del soborno o conductas similares.
Cumplir con los requisitos que sean adoptados por la Organización para la mitigación de los riesgos de corrupción a los que se encuentra expuesto, incluidos los riesgos de soborno.
Disponer los recursos humanos, financieros, administrativos y tecnológicos necesarios para que cualquier persona, pueda reportar de buena fe o sobre la base de una creencia razonable, presuntos actos incorrectos o de corrupción, incluido el soborno.
Tramitar la totalidad de los reportes efectuados y sancionar los actos incorrectos o de corrupción cometidos en el marco de su relacionamiento con las diferentes partes interesadas, incluido el soborno.
No aceptar ninguna forma de agresión, maltrato, trato ofensivo o cualquier ultraje por parte de un miembro a otro del equipo.
Prohibir cualquier acto de represalia en contra de quienes presenten reportes o inquietudes, garantizar su anonimato, y establecer las medidas requeridas para su protección, tales como, reubicación del reportante con respecto, las represalias serán consideradas faltas disciplinarias, entre otras medidas establecidas en el presente Código.
Diseñar e implementar programas de capacitación y sensibilización periódicos destinados a promover una cultura de ética, legalidad y transparencia al interior de la Organización.
Establecer procedimientos de debida diligencia que permitan gestionar adecuadamente los riesgos de corrupción en el marco del relacionamiento de la Organización con sus diferentes partes interesadas.
Implementar y aplicar mecanismos efectivos de sanción o reproche frente a los actos incorrectos o de corrupción cometidos por sus agentes, empleados, administradores, socios, trabajadores, contratistas, proveedores, clientes y aliados comerciales.
Crear un ambiente donde los miembros de la Fundación se sientan cómodos al presentar inquietudes.
Respaldar el diseño, implementación y mejora continua del Sistema de Gestión Antisoborno.
Fomentar y/o dar instrucciones a los miembros del equipo de la Fundación para que logren resultados, siempre respetando y dando cumplimiento a los lineamientos del Código de Ética y la Ley.

La Fundación brindará a todos sus colaboradores directos o indirectos las herramientas para que puedan conocer la existencia y forma de funcionamiento de los canales de denuncia o reporte adoptados por la organización, así como este Código en su integridad.

Artículo 6°. Derechos de los colaboradores. Los colaboradores tienen derecho a ser tratados con respeto, igualdad y dignidad, así como que les sean cumplidos todos los derechos consagrados en la legislación colombiana en el desarrollo de sus funciones en la Fundación.

Artículo 7°. Oficial de cumplimiento. La Dirección Ejecutiva, o sus delegados, ejercerá(n) como Oficial de Cumplimiento de las disposiciones del presente Código.

TITULO II. BUENAS PRÁCTICAS INSTITUCIONALES

Artículo 8°. Normas de Conducta. Las siguientes normas de conducta básica son exigibles a quienes cubra esté Código en su labor diaria:

Hacer suyo los objetivos de este Código, mantener un alto grado de pertenencia, compromiso y lealtad con el objeto social y la Fundación.
Velar por el cumplimiento de los valores y principios de la Fundación, así como, conocer, comprender y aplicar las normas que guíen una buena conducta.
Promover el respeto, el buen trato y la mesura en cada actividad, proyecto o cualquier otra responsabilidad dentro la Fundación.
Cumplir con las obligaciones y demás compromisos conferidos en forma responsable y honesta, procurando que las decisiones sean tomadas en interés de la Fundación.
Manifestar, denunciar o reportar al equipo competente, toda acción u omisión que vaya en contra de los intereses de la Fundación o de las disposiciones de este Código.
Abstenerse de ofrecer, prometer, entregar o solicitar ventajas indebidas de cualquier valor, directa o indirectamente, e independientemente de su ubicación, como incentivo para obtener un beneficio.
Abstenerse de cometer toda conducta, sobre cualquier integrante de la Fundación, encaminada a infundir miedo, intimidación, terror y angustia, a causar perjuicios, generar desmotivación o inducir la renuncia de la Fundación.
Dar uso apropiado al tiempo de trabajo, invirtiéndolo estrictamente en las labores para las cuales fueron contratados y/o que vayan en función del desarrollo de la Fundación.
Mantener la confidencialidad de los asuntos e intereses de la Fundación, tanto interna como externamente.
Manifestar la existencia de un conflicto de intereses cuando hubiere lugar al Director Ejecutivo o su jefe inmediato.
En las actividades, iniciativas, eventos u homenajes programadas por la Fundación, dentro o fuera de sus instalaciones, mantener una actitud cordial con todos los participantes, observando una conducta apropiada y evitando que se afecte la propia imagen o la de la Fundación.

Artículo 9°. Rechazo a la corrupción. La prevención del soborno y cualquier forma de fraude o corrupción es una prioridad de la Fundación Pluralismo & Desarrollo, toda vez que, son acciones prohibidas y sancionadas por ésta. Los miembros del equipo deben reportar cualquier tipo de soborno y nunca deben:

Ofrecer, pagar o dar algo de valor a entidades públicas o privadas a fin de obtener algún beneficio para la Fundación.
Apoyar prácticas corruptas de los miembros del equipo, de beneficiarios o de entidades públicas y privadas que desarrollen programas con la Fundación.
Ofrecer o recibir regalos, dádivas, o cualquier cosa de valor como contraprestación por obtener un negocio o ganar un contrato o para préstamos o tratos preferenciales de personas o entidades que tienen o puedan llegar a tener alianzas o patrocinios con la Fundación y que puedan influenciar en la toma de decisiones. En la medida que, cualquier objeto de valor, incluyendo regalos y entretenimiento, puede constituir un soborno si es dado por razones inapropiadas. Cada miembro de la Fundación debe cumplir con las normas de regalos y obsequios consignadas en este Código.
Hacer cualquier cosa que induzca, asista o permita que alguien más viole estas reglas.

Artículo 10°. Relaciones con aliados, regalos y entretenimiento. En las relaciones de negociación de alianzas o patrocinios que mantengan los miembros de la Fundación con terceros no se deben aceptar regalos, comidas u otro tipo de atenciones ni ningún otro favor de aliados o patrocinadores, si al hacerlo pudiera comprometer su capacidad para tomar decisiones comerciales objetivas en beneficio de la Fundación.

Los regalos y entretenimiento ofrecido a los empleados de la Fundación y sus familiares cercanos pueden ser clasificados en dos categorías:

1. Usualmente Correctos: las relacionadas con comidas ocasionales con aliados de la Fundación, elementos promocionales de valor nominal, tales como: bolígrafos, calendarios, tazas para café, cuadernos, entre otros, que son otorgados a los aliados en general.

2. Usualmente Incorrectos: El dinero en efectivo o su equivalente como tarjetas de regalo o cualquier título canjeable en dinero o a su vez otro tipo de regalos que resultan igualmente inapropiados ya sea por el hecho de ser sugestivos y porque atentan contra la moral y el buen nombre de la Fundación y sus miembros.

Todo el personal de La Fundación se obliga, en caso de que le ofrezcan un regalo, comida u otro tipo de atenciones que no se encuentre dentro de los límites antes indicados, a rechazarlo con cortesía y explicar las normas de la Fundación.

En cualquier caso, es deber de todos los colaboradores reportar todos los regalos que reciban en el cumplimiento de sus funciones, así como aquellos que fueron rechazados, con el fin de llevar un control periódico ante los responsables del cumplimiento ético de la organización.

De igual forma, en caso de recibir un regalo que supere un 1 SMLMV, éste se entregará a la Dirección Ejecutiva o sus delegados para que sea rifado o defina un fin para el mismo que no comprometa ni genere ningún vínculo no deseado entre un tercero y un colaborador.

La Fundación prohíbe de forma explícita la entrega de regalos a cualquier persona o grupo de interés que no sea aprobado previamente y que no derive en una mala interpretación de la entrega de este.

Artículo 11°. Donaciones. Pluralismo & Desarrollo recibe donaciones, aportes y desarrolla alianzas con el fin de cumplir su objetivo misional. Sin embargo, entendiendo que las entidades sin ánimo de lucro pueden ser usadas para materializar delitos tales como el lavado de activos, la Fundación se compromete a realizar debidas diligencias a sus posibles aliados, donadores y terceros interesados en realizar aportes por valores superiores a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Esto se hace con el fin de mitigar los posibles riesgos reputacionales de entablar relaciones con terceros que tengan investigaciones o procesos abiertos por temas relacionados con soborno, corrupción y lavado de activos.

Se prohíbe ofrecer, prometer o recibir cualquier donación, patrocinio o contribución económica a nombre de la Fundación sin que se surtan los procedimientos de debida diligencia establecidos en el presente Código. Las donaciones, patrocinios o contribuciones que se pretenda dar o recibir, por montos superiores a cincuenta (50) salarios mínimos deberán ser autorizadas de manera previa por el Consejo de Adminstración, para lo cual las áreas interesadas deben realizar la solicitud de aprobación por medio de quien lidere la función de cumplimiento.

Artículo 12°. Viajes y gastos. Los gastos en los que incurre la Fundación estarán definidos en una política de viajes que determina los topes de acuerdo con el nivel jerárquico de la Fundación, así como también define el reporte y legalización de gastos en los que los colaboradores haya incurrido. Adicionalmente, determinará el proceso a seguir en caso de que la política se incumpla o se supere alguno de los límites establecidos por la organización.

Artículo 13°. Debida diligencia. La debida diligencia se aplicará para todos aquellos que deseen entablar algún tipo de relación con la Fundación. Entendiendo que los niveles de riesgo asociados a cada grupo de interés varían, la Fundación deberá aplicar un proceso de debida diligencia (ampliada) a:

Miembros del Consejo de Fundadores y del Consejo de Administración.
Proveedores y clientes cuya jurisdicción y/o montos transaccionales sean superiores a cincuenta (50) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Colaboradores que ocuparán cargos que impliquen un nivel de decisión que representen un riesgo más que bajo en términos de soborno y corrupción.

De igual forma, para aquellos terceros cuyo riesgo identificado sea alto, se deberá hacer un monitoreo permanente con el fin de mitigar los posibles riesgos del establecimiento de estas relaciones en términos de soborno, corrupción, lavado de activos y financiación del terrorismo.

Artículo 14°. Veracidad en los informes y registros. La veracidad en los registros e informes es esencial para asegurar la integridad de los registros de la Fundación, los informes financieros y de otra índole. También es esencial que exista una completa compilación de la información que cumpla con las normas y reglamentos relevantes en el tema de seguridad, contabilidad e impuestos. La Fundación debe mantener controles internos sobre los reportes financieros para proporcionar una certeza de que la información registrada cumple con los principios generales de contabilidad y los estándares internacionales de reportes financieros. En este aspecto es necesario tener en cuenta que:

Las transacciones financieras deben realizarse con las debidas autorizaciones según sea el caso, y ser registradas en el tiempo definido, con exactitud e información completa, para lo cual todos los miembros del equipo de la Fundación deben suministrar la información soporte de las transacciones, cumplir los controles establecidos y custodiar apropiadamente la información.
Los bienes de la Fundación deben ser salvaguardados
Los requerimientos del Gobierno y de los entes reguladores deben ser cumplidos a cabalidad.
Los recursos de la Fundación deben ser utilizados apropiadamente.
En ninguna circunstancia se deben realizar registros falsos o engañosos en los libros de contabilidad o en los reportes financieros o de otra índole.
Está explícitamente prohibido el uso de la razón social y/o el desarrollo de alguna actividad que se relacione con Lavado de Activos y/o Financiación del Terrorismo.

Artículo 15°. Información confidencial. La Fundación reconoce el valor que posee la información como bien intangible, para la toma de decisiones. Se considera que la obtención y el buen uso de la información son ventajas competitivas, por lo que su administración y manejo debe darse en forma responsable, segura, objetiva y apegada a derecho. Se entiende por información confidencial cualquier información no publicada de manera oficial referente a la Fundación, miembros de la organización, Consejo de Fundadores, Consejo de Administración, u operaciones.

La siguiente se considera información confidencial y/o privilegiada; esto es en forma enunciativa más no limitativa.

Información contable y proyecciones financieras
Controversias judiciales o administrativas
Cambios organizacionales
Información personal de los miembros de la Fundación y su remuneración
Proyectos sociales y planes de negocios de la Fundación

Los miembros del Equipo de la Fundación deben mantener reserva sobre los aspectos confidenciales o información estratégica, a la que tengan acceso. Por lo anterior, deberán abstenerse de revelarla a personas no involucradas en los procesos o a terceras personas, salvo que sea requerido dentro del giro normal de sus actividades o porque las leyes así lo exijan.

Los miembros del Equipo solo podrán revelar información confidencial o privilegiada cuando cuenten con autorización del Consejo de Fundadores, del Consejo de Administración y/o de la Dirección Ejecutiva. Todos deben asegurarse de resguardar esta información bien sea en documentos o en medios electrónicos, de tal manera que no puedan tener acceso personas distintas a las autorizadas. Está prohibido hacer uso de la información confidencial y/o privilegiada para obtener un beneficio o lucro propio, sea directamente o a través de otra persona, pues esto puede ocasionar pérdidas, daños o menoscabo de los intereses de la Fundación o sus grupos de interés.

El mal uso de información confidencial y/o privilegiada puede tener consecuencias civiles o penales, sin perjuicio de la acción disciplinaria que para este caso establece la Fundación.

Artículo 16°. Uso y protección de los recursos de la Fundación. La protección de todos los bienes, recursos e instrumentos de la Fundación asignados a su equipo de trabajo, puestos bajo su cuidado, es una responsabilidad fundamental. Los miembros de la fundación deben adoptar las medidas de seguridad necesarias para su protección, uso no autorizado, pérdidas o deterioro. Los miembros del equipo de la Fundación deben evitar emplear los equipos de oficina, computador, escáner, internet, teléfono y similares, o los materiales, para actividades en beneficio propio, distintas a las funciones que desempeñan.

Artículo 17°. Correo electrónico. Este recurso es propiedad de la Fundación y está a disposición de su equipo de trabajo para los fines operacionales de la misma. Solo se pueden utilizar los software y hardware, autorizados por la Fundación, a través del área competente. Son reglas de su uso, las siguientes:

La clave de usuario asignada a los empleados es de uso personal e intransferible. No está permitido suministrar la clave personal a terceras personas.
No se deben realizar copias de software con licencia, para uso propio o de terceros.
Se debe usar el correo electrónico con discreción en el envío de información confidencial.
No está permitido acceder a material pornográfico, intolerante u ofensivo, ni su distribución por la red o por internet.

Artículo 18°. Ambiente sano. La Fundación está comprometida con proveer un ambiente de trabajo donde todos sean tratados con respeto, donde las diferencias sean valoradas y el trabajo en equipo sea promovido, en un ambiente de confianza e integridad en la relación con todas las personas. Todos deben crear un ambiente libre de discriminaciones, acorde con los principios de un entorno laboral equitativo, de acuerdo con las leyes y normativas de la no discriminación por aspectos como raza, género, religión o inclinación sexual y la prevención del acoso laboral en todas sus formas, incluido el acoso sexual.

Artículo 19°. Relaciones dentro del equipo. En caso de presentarse una relación sentimental entre empleados, colaboradores y/o voluntarios esta situación deberá ser informada al área administrativa, quien definirá el manejo que debe darse. La Fundación podrá tomar todas las medidas necesarias para dar solución al conflicto de interés o falta de independencia.

Artículo 20°. Relaciones de los miembros con clientes, beneficiarios, competidores y aliados. Los miembros del Equipo de la Fundación deben actuar de forma honesta, justa y objetiva en su relación con los patrocinadores, aliados y competidores, llevando en alto el nombre y la misión de la Fundación en todos los escenarios donde interactúen, comprometidos con la satisfacción de nuestros patrocinadores, aliados, beneficiarios y de las comunidades que intervenimos. Por ello todos deben tener presente siempre que la atención a los beneficiarios debe ser con amabilidad, respeto y disposición.

Artículo 21°. Relaciones de la Fundación con aliados, patrocinadores y contratistas. En las relaciones comerciales y contractuales con patrocinadores, aliados y contratistas, la Fundación, aplicará los principios de transparencia, libre concurrencia, objetividad, capacidad de pago y experiencia, información clara de las posibilidades comerciales y respeto a los derechos de propiedad intelectual. Siempre se deberá actuar con objetividad para mantener y fomentar relaciones comerciales que demuestren un claro beneficio para la organización en relación con otros patrocinadores de los mismos productos o servicios en el mercado.

Artículo 22°. Medios de comunicación. Las comunicaciones para los medios de comunicación se harán siempre a través de la Dirección Ejecutiva o quien delegue esta para cada caso particular.

Artículo 23°. Funcionarios Públicos. En el desarrollo de su objetivo misional, la Fundación debe establecer relaciones con funcionarios públicos y Personas Expuestas Políticamente. Por tal motivo, los colaboradores cuyas funciones den pie al establecimiento de estas relaciones deben:

Establecer comunicaciones únicamente por los medios aprobados por la Fundación y dejar registro de éstas.
Documentar las fechas, horas, lugares y demás datos de interés de las reuniones que se realizan con funcionarios públicos, así como actas que contengan los temas tratados durante estos espacios.
No deben recibir ningún tipo de regalo, bonificación, o cualquier objeto o detalle en el transcurso de la reunión por parte de los funcionarios públicos, citando el apartado de este Código relativo a regalos.

Pluralismo & Desarrollo realiza todas sus actividades de forma directa por lo que ninguna actividad debe desarrollarse a través de intermediarios, facilitadores y/u otros en la consecución de trámites, licencias o permisos otorgados por el Estado.

Artículo 24°. Participación en campañas políticas. La Fundación entiende, conoce y es consciente que existe una realidad política en su entorno. Sin embargo, con el ánimo de mantenerse neutral, imparcial y tener la capacidad de tomar decisiones de forma objetiva y sin ningún tipo de influencia, prohíbe explícitamente la participación y/o financiación de campañas políticas tanto de la organización, como de los colaboradores en el desarrollo de sus funciones.

En caso tal de que un colaborador decida apoyar o participar a nombre propio de una campaña política o apoyo a un candidato deberá informarlo al Comité de Ética y Control Interno para así identificar si su participación puede concluir en un conflicto de interés.

TITULO III. CONFLICTOS DE INTERESES.

Artículo 25°. Conflicto de Intereses. Un conflicto de intereses es una determinada situación en la que el juicio de un sujeto se ve viciado para cumplir con sus obligaciones en la institución, por favorecer sus intereses personales o profesionales, dirigiendo sus decisiones o actuaciones en beneficio propio o de un tercero, las cuales entran en conflicto con las responsabilidades propias del cargo desempeñado en la FUNDACIÓN PLURALISMO & DESARROLLO.

Parágrafo 1. Los conflictos de intereses no necesariamente son ilegales o perjudiciales para la Fundación, pero, deben manifestarse expresa e inmediatamente para manejarse de forma transparente, y evitar que se derive alguna responsabilidad administrativa al interior de esta.

Artículo 26°. Tipos de conflicto.

Real: Es una situación existente y efectiva que afecta el juicio e independencia de cualquier miembro de la Fundación al momento de tomar decisiones o desempeñar sus funciones.
Potencial: Es una situación futura e incierta pero probable que puede llegar a presentarse y que, de ser así, si se materializa, podría afectar el juicio o la independencia de cualquier miembro de la Fundación al momento de tomar decisiones o desempeñar sus funciones.
Aparente: Es una situación en la que los intereses privados de cualquier miembro del equipo de la Fundación parecen estar en conflicto con los intereses de la Fundación. Sin embargo, un análisis detallado demostraría que este no es, en realidad, el caso y no hay un verdadero conflicto de interés.

Sin el concepto del Comité de Ética y Control Interno, para calificar un conflicto de interés como “aparente”, todos los conflictos de interés se consideran reales o potenciales.

Los conflictos de interés reales o potenciales incluyen los intereses de las personas con las que el equipo de la Fundación tiene relaciones cercanas, como los parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, o segundo grado de afinidad, o amistades o enemistades íntimas. Adicional a las relaciones familiares y personales, también puede generarse un conflicto de interés en el relacionamiento con terceros, tales como otras entidades sin ánimo de lucro, Personas Expuestas Políticamente (“PEP”) o funcionarios públicos, incluso cuando -en principio- puedan estar alineados los intereses de la Fundación con los del tercero; en el apoyo o financiación de campañas políticas o; cuando, como resultado de una “puerta giratoria”, haya un flujo de personal desde o hacia la Fundación que pueda compartir información que no deba ser conocida fuera de la fuente de origen. En todos estos casos, la situación debe ser puesta en consideración del Comité de Ética y Control Interno de manera previa a cualquier relacionamiento o contratación.

Artículo 27°. Declaración de independencia y compromiso. Todo colaborador se obliga a hacer una declaración de conflictos de interés (i) al momento de su vinculación a la organización, (ii) anualmente, (iii) en cualquier momento en que surja un nuevo conflicto de interés real, potencial o aparente; y, (iv) al postularse para un cambio de rol o puesto al interior de la Fundación. Además, el colaborador debe declarar su compromiso con el Código de Ética y Control Interno, y su independencia, suscribiendo el documento o formulario respectivo.

Con la firma de la declaración, el equipo de la Fundación acepta que toda situación real, potencial o aparente de conflicto de interés debe ponerse en consideración del Comité de Ética y Control Interno para ser evaluada y que nunca es suficiente el solo juicio de la(s) persona(s) involucrada(s).

En todo caso, el equipo de la Fundación deberá abstenerse siempre de intervenir en cualquier asunto en el que se vea comprometida su independencia u objetividad con ocasión de la existencia de un conflicto de interés sin que la Fundación lo haya autorizado previamente. En caso de duda sobre la existencia del conflicto, el miembro de la Fundación deberá abstenerse de participar en las decisiones que generan el conflicto hasta tanto no haya un pronunciamiento del Comité de Ética y Control Interno al respecto.

Parágrafo 1. Como parte del proceso de vinculación a la Fundación, todo colaborador recibe información de la concepción ética de la Fundación y lo que se espera de él.

Artículo 28°. Canales para el reporte de conflicto de interés. En todo caso, el equipo de la Fundación se compromete a informar al Comité de Ética y Control Interno de la Fundación de manera inmediata cuando se presente o se pueda presentar un conflicto de interés real, potencial, o aparente. Cuando un miembro de la Fundación desee declarar un conflicto de interés real, potencial, o aparente, o presentar un reporte al respecto, lo podrá hacer diligenciando el respectivo formato al correo electrónico info@pluralismoydesarrollo.org o el formulario dispuesto para ello, el cual será administrado exclusivamente por miembros del Comité de Ética y Control Interno de la Fundación.

En caso de que el reportante desee realizar el reporte de manera anónima, podrá especificar esto en el asunto y/o cuerpo del correo, enviar el reporte desde una cuenta de correo electrónico con un seudónimo, o utilizar cualquier otro mecanismo dispuesto para la Denuncia Segura, a fin de que el Comité de Ética y Control Interno proceda a darle trámite de manera anónima.

Artículo 29°. Procedimiento aplicable en Pluralismo & Desarrollo frente a conflictos de intereses. Toda declaración o reporte de conflictos de interés será revisada conjuntamente por la Función de Cumplimiento, o sus delegados. De cada reporte o declaración -salvo de aquellas cuyo contenido no exponga ningún tipo de conflicto de interés-, se emitirá un concepto en donde se califique el conflicto de interés, y de ser el caso, se proponga un plan de acción o se adopte una medida al respecto. Cuando se considere necesario, se podrá solicitar una ampliación de información al declarante o reportante, o adelantar una investigación adicional antes de emitir el concepto.

Lo anterior no aplicará para los conflictos de interés que recaigan sobre los miembros del Consejo de Fundadores, del Consejo de Administración o miembros del equipo con cargos de dirección de la Fundación. En estos eventos, el caso se elevará al Comité de Ética y Control Interno, el cual presentará su concepto y plan de acción ante el Consejo de Administración. Cuando el posible conflicto de interés involucre a algún miembro del Comité de Ética y Control Interno, del Consejo de Administración o del Consejo de Fundadores, la persona involucrada se deberá apartar de la investigación o de la toma de decisión, según corresponda.

Las medidas que se pueden adoptar frente a un conflicto de interés son, entre otras, las siguientes:

Que la persona con el conflicto se abstenga de participar en la situación, negociación, decisión y/o proyecto que causa el conflicto de interés.
Si se considera relevante su participación, será necesario contar con autorización del Consejo de Administración, siempre que con esto no se afecten los intereses de la Fundación.
Cuando la persona con el conflicto tenga calidad de miembro del Consejo de Administración, se abstendrá de participar en la decisión.
En caso de conflictos de interés aparentes, se podrá autorizar la participación de la persona con el aparente conflicto en la situación, negociación, decisión y/o proyecto.

En caso de que el conflicto de interés no haya sido informado por el miembro de la Fundación y éste sea de tal gravedad que afecte los intereses de la Fundación y sus pilares como organización sin ánimo de lucro, se entenderá que la persona con el conflicto ha vulnerado el presente Código e incurrido en una falta grave.

TITULO IV. DENUNCIA SEGURA.

Artículo 30°. Definición. La Denuncia Segura es el medio que permite el reporte de la presunta comisión de conductas delictuosas, antiéticas y contrarias a las disposiciones de este Código en condiciones de protección a la identidad del denunciante, confianza y efectividad. Al hacerlo, le da a la Fundación la posibilidad de corregir el problema oportunamente y evitar que se viole la ley o se genere un riesgo para la salud, la seguridad y el buen nombre de esta.

Artículo 31°. Es deber de todos los miembros del equipo de la Fundación reportar las sospechas de violación de este Código de manera inmediata, así como es obligación del Comité de Ética y Control Interno investigar a profundidad cualquier hecho que haya sido reportado. No se tolerará ningún tipo de represalia y/o retaliación de un colaborador a otro por denuncias o reportes.

Artículo 32°. Es un compromiso de los miembros de la Fundación cooperar en las investigaciones internas de temas de ética. La información presentada con relación a los casos reportados recibirá una respuesta expedita, profesional y confidencial.

Artículo 33°. Anonimato y confidencialidad. Los medios adoptados por la Fundación asegurarán que los denunciantes o reportantes puedan radicar sus comunicaciones de manera anónima y confidencial, si así lo desean. De tal forma, la Fundación contribuye a proteger la integridad, vida, buen nombre y seguridad laboral de los reportantes, frente a posibles retaliaciones.

Artículo 34°. Conductas objeto de Denuncia. Las partes interesadas, podrán denunciar una o varias de las siguientes conductas, sin perjuicio de otras que puedan ser violatorias del Código de Ética y Control Interno o las leyes vigentes:

Robo o desviación de fondos u otros activos;
Fraude a patrocinadores o donantes;
Fraude contra la Fundación Pluralismo & Desarrollo o contra sus receptores de donaciones o subvenciones;
Cohecho (soborno), comisiones indebidas o contrarias a la ley, gratificaciones inapropiadas;
Falsedad documental;
Irregularidad en viajes o viáticos;
Revelación inapropiada de información;
Acoso laboral o sexual;
Conflictos de intereses de terceros; y
Cualquier conducta indebida de los empleados, administradores, proveedores o contratistas de Fundación Pluralismo & Desarrollo.

Artículo 35°. Contenido de la Denuncia. Quienes estén interesados en presentar una denuncia o reporte deben proponerse porque esta sea lo más específica posible y que aporte datos tales como:

El tipo de presuntas infracciones que está denunciando;
Lugar de los hechos;
Personas involucradas;
Posibles testigos;
Forma de conocimiento de los hechos;
Forma de ocurrencia de los hechos;
Todos los documentos y referencias a otras fuentes que sirvan de respaldo o sustento a la denuncia o reporte; y
Descripción del lugar en el que puede encontrarse evidencia adicional.

Artículo 36°. Publicidad. Los canales de denuncia y reporte estarán visibles en la página web de la Fundación y periódicamente serán publicados en las redes sociales que utilice la organización. Dichos canales deberán verse de forma fácil y estar ubicados en la pantalla de inicio. Adicionalmente, la Fundación deberá informar a todos sus empleados, administradores, proveedores, clientes, patrocinadores y socios de negocio, sobre la existencia de sus canales de denuncia por medio de correo electrónico, guardando la trazabilidad de esos mensajes.

Artículo 37°. Rutas de acceso a los canales. La Fundación tendrá a disposición del público estos canales de denuncia o reporte seguros a partir de la aprobación y entrada en vigor de esta Política:

Correo: info@pluralismoydesarrollo.org

Formulario: enlace habilitado en la Página Oficial de la Fundación.

Artículo 38°. Procedimiento. Una vez se recibe la denuncia y/o el reporte:

El asunto se asigna a un equipo encargado de su esclarecimiento por parte del Oficial de Cumplimiento.
El equipo se encargará de la investigación de la situación de manera imparcial, contando con documentos y testimonios de las personas a quienes se considere pertinente contactar.
El equipo, en un término prudencial, y en todo caso con agilidad, informará la existencia o no de violaciones al Comité de Ética y Control Interno y presentará al Comité de Ética las recomendaciones a que haya lugar.
El Comité de Ética y Control Interno definirá, de ser el caso, las acciones a implementar frente a la denuncia y los involucrados.
El Director Ejecutivo y/o el área competente implementarán las decisiones del Comité de Ética y Control Interno y aplicarán las acciones disciplinarias necesarias, con el fin de asegurar la consolidación ética en la Fundación.
Si una situación ofrece dudas acerca de sí es exclusivamente disciplinaria o sí tiene que ver con otra jurisdicción, el área de talento humano debe asegurarse de que sea conocida por el Comité de Ética y Control Interno, quien tomará una decisión aplicando el más alto criterio ético, en procura de la protección de la Fundación.
El Comité de Ética y Control Interno informará, a quien haya reportado cualquier situación, el resultado de las investigaciones.

Parágrafo 1. Excepciones: las excepciones al contenido de este Código deberán ser autorizadas previamente por el Consejo de Fundadores o de Administración, dejando constancia de las razones éticas que motivan este proceder.

Artículo 39°. Acompañamiento al Denunciante. La Fundación Pluralismo & Desarrollo adoptará mecanismos de remediación y de acompañamiento psicológico a quienes presenten denuncias o reportes que deban ser objeto de protección o reparación por parte de la Fundación en calidad de empleador o persona civilmente responsable.

Artículo 40°. Auditoría. La Fundación realizará auditorías periódicas sobre el funcionamiento de sus canales de denuncia o reporte, cuyos resultados serán presentados al Consejo de Fundadores y al Consejo de Administración de la Fundación, para su aprobación y direccionamiento estratégico.

Artículo 41°. Estándar de cumplimiento. Será meta permanente de la Fundación certificar o mantener la certificación de su nivel de cumplimiento de los estándares de la Norma ISO 37002:2021 sobre canales de denuncia segura u otra similar.

Artículo 42°. Administrador del canal de denuncias o reportes. La Fundación podrá colocar en funcionamiento un mecanismo de administración de reportes a través de un tercero, que verifique las denuncias, las clasifique, procese y ponga en conocimiento del Consejo de Administración y del Consejo de Fundadores los reportes recibidos, su balance sobre los mismos y sus recomendaciones de pasos a seguir.

Artículo 43°. Mejora continua. La Fundación realizará revisiones periódicas de sus canales de denuncia y reporte seguros, como parte de su política y compromiso con la mejora continua. Para ello, el equipo de cumplimiento de la organización formulará recomendaciones a la alta dirección sobre cómo fortalecer sus canales de denuncia y reporte, con base en estándares y buenas prácticas internacionales.

Artículo 44°. Equipo responsable. El equipo de cumplimiento de la organización será el encargado de implementar todas las actividades, protocolos y reformas necesarias para la efectiva implementación de esta Política. Para ello, contará con el apoyo de las personas o equipos responsables de las actividades de planeación y de coordinación jurídica.

TITULO V. COMITÉ DE ÉTICA Y CONTROL INTERNO.

Artículo 45°. Funciones del Comité. Es responsabilidad del Comité de Ética y Control Interno asegurarse de la adecuada administración, difusión y aplicación de este Código de Ética y Control Interno, lo que significa:

Promover los valores y conductas que se fomentan en el presente Código de Ética y Control Interno.
Implementar, difundir y promover el uso de canales de denuncia o reporte.
Conocer toda acción u omisión denunciada que vaya en contra de los intereses de la Fundación o de las disposiciones de este Código.
Valorar las conductas en relación con el presente Código y otras políticas de la Fundación cuando se evalúe a los miembros de la organización.
Ser un órgano de consulta.
Canalizar los casos con la instancia apropiada.
Aprobar correctivos que garanticen la consistencia.
Generar estadísticas y reportes.
Revisar las solicitudes de aclaración del personal en relación con las dudas sobre la aplicación del código.

El Comité de Ética y Control Interno de la Fundación, además de los atributos anteriores, tiene las siguientes funciones:

Establecer y desarrollar los procedimientos que se requieran para el completo cumplimiento del Código de Ética y Control Interno.
Actualizar y modificar los aspectos del Código, para incrementar y asegurar su eficacia.
Realizar recomendaciones a la Dirección Ejecutiva, en busca de mejorar los mecanismos de control dentro de la Fundación.
Investigar y documentar los casos denunciados, disponer sobre los mismos o elevarlos a instancias superiores cuando se considere necesario e imponer las sanciones a que hubiera lugar.
Presentar informe anual al Consejo de Administración y al Consejo de Fundadores sobre las denuncias presentadas y las acciones realizadas.
Analizar y resolver sobre los conflictos de interés de su competencia o que le sean elevados por la Función de Cumplimiento, según se dispone en el presente Código, y presentar sus conclusiones ante el Consejo de Administración.
Promover la interpretación y aplicación del presente Código. Los miembros de Comité se deben distinguir por una trayectoria ejemplar, gozar de reconocimiento y honorabilidad, tener una visión integral de negocio y estar comprometidos con su función.
Formar a los colaboradores y grupos de interés en el contenido del presente Código de forma periódica y en caso de que surjan cambios y documentar el proceso.

Artículo 46°. Composición del Comité. El Comité estará conformado por:

La Dirección Ejecutiva, quien lo preside.
La Subdirección Ejecutiva, quien ejerce como secretaría.
Dos delegados del Consejo de Administración.
Un delegado de los colaboradores.

El Comité de Ética y Control Interno sesionará con la presencia de todos sus miembros, o de sus delegados.

Artículo 47°. Sesiones. El comité sesionará de manera ordinaria, cada seis meses y de forma extraordinaria cuando sea necesario, se deba tramitar una denuncia o así lo solicite cualquiera de sus miembros.

Las decisiones se tomarán al interior del Comité de acuerdo con los lineamientos y procedimientos que éste considere pertinente. De las reuniones se levantará un acta que será suscrita por el Coordinador Administrativo del Comité. Las actas deberán ser firmadas por la presidencia y la secretaría y serán archivadas en un libro independiente y privado, toda vez que la información que se encuentra allí puede contener datos sensibles.

Artículo 48°. Votos. Todos los miembros del Comité tienen voz y voto, siendo el de los Fundadores preferente y decisivo. Toda decisión se buscará ser tomada por consenso.

Artículo 49°. Acciones Disciplinarias. Se espera que todo el personal de la Fundación adopte los mejores valores en su cotidianidad personal, familiar, laboral, dado que vivir estos valores repercute no sólo en la vida de cada persona, sino en la vida de quienes le rodean. Es por ello por lo que, cuando una persona incurra en una conducta perjudicial para la organización, se dará una consecuencia que puede ir desde una amonestación hasta el despido o desvinculación de la Fundación; sin perjuicio de cualquier acción, obligación o sanción que resulte procedente según la ley vigente y aplicable. El miembro de la Fundación que infrinja alguna de las normas descritas en el presente código tendrá derecho a dar sus explicaciones mediante aclaración de hechos o descargos, antes de tomar la decisión correspondiente.

El incumplimiento de estas normas se considera como una falta que podrá ser calificada como leve, grave o muy grave. Los llamados de atención y/o sanciones a las que haya lugar por el incumplimiento del presente código se determinarán de acuerdo con la normatividad vigente. El Comité de Ética y Control Interno será responsable del análisis de los casos y de la sanción correspondiente.

TITULO VI. DISPOSICIONES FINALES

Artículo 50°. Difusión del Código. El presente Código deberá ser publicado en el sitio WEB de la Fundación y en demás lugares concurridos por la comunidad de colaboradores y beneficiaria. Se le hará entrega a cada uno de los miembros de la Fundación una copia digital. Dentro del programa de inducción de los nuevos integrantes de Fundación se debe hacer entrega de la copia digital del mismo y hacer la presentación de este por parte de la Dirección Administrativa.

Cada una de las modificaciones que se hagan al presente Código de Ética y Control Interno deberá ser socializadas y entregadas a los miembros de la Fundación en copia digital para que éstos tengan el pleno conocimiento de los nuevos lineamientos o procedimientos que hayan sido implementados.

Artículo 51°. Modificaciones. Esté Código podrá ser modificado por la Fundación Pluralismo & Desarrollo cuando así lo requiera sin previa notificación. En todo caso, una vez sea modificado, se deberá informar y entregar copia de la versión actualizada a la comunidad de colaboradores.

Artículo 52°. Vigencia. La presente política es de obligatorio cumplimiento y rige a partir de su aprobación y su publicación. Sus valores corporativos bases deben ser seguidos en su actuar por los funcionarios con todas las partes involucradas en sus actividades asignadas.